16 Hábitos das Pessoas Produtivas: O que as Pessoas Eficientes têm em Comum

“A qualidade e a produtividade são dois fatores da mesma equação. As duas juntas significam a satisfação dos clientes e o sucesso do negócio.”

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Todos conhecemos aquela pessoa que consegue ter tudo feito.

Quer seja um amigo ou colega, esta é uma pessoa que seus trabalhos são feitos antes. O único que consegue terminar um trabalho que levaria uma hora em apenas vinte minutos.

Aquele que é descrito como um robô ou máquina, porque nenhum humano poderia terminar o trabalho tão rápido quanto eles.

E, essas pessoas existem, sempre na eficiência máxima. O que essas pessoas altamente produtivas têm em comum? Como eles conseguem isso?

Os Hábitos das Pessoas mais Produtivas

É tentadora a comparação das pessoas mais produtivas com máquinas (ou magos). Mas é possível aumentar a sua produtividade também estudando como eles trabalham eficientemente e superam os desafios que todos nós passamos.

Como as pessoas mais eficientes superam estes desafios:

  • Procrastinando tarefas – quer seja pequeno, irritantes e grandes ou as desafiadoras;
  • Trabalhos entediantes que precisam ser feitos;
  • Responder à e-mails e outras mensagens enquanto trabalha;
  • Continuar motivado e com energia através da rotina de trabalho;
  • Se focando e finalizando os projetos mais importantes no seu prazo.

O que vem a seguir são os 18 hábitos das pessoas mais produtivas. De maneiras para se gastar menos dinheiro em e-mails à métodos para se manter focado, estas dicas de produtividade podem lhe ajudar a maximizar sua eficiência – e ter mais coisas feitas.

Não se pode tornar mais produtivo do dia para a noite. Mas se fizer pequenas mudanças e colocar esses hábitos no dia-a-dia, você estará no caminho certo para se tornar mais eficiente.

Aumente a produtividade e se torne mais eficiente com esses hábitos:

Índice

  • Se foque nas coisas mais importantes;
  • Cultive o trabalho profundo;
  • Tenha uma lista de distrações para se manter focado;
  • Use a Matriz de Eisenhower para identificar prioridades de longo prazo;
  • Use a regra 80/20;
  • Quebre tarefas em partes menores;
  • Tenha pausas;
  • Tome menos decisões;
  • Elimine a comunicação não-eficiente;
  • Aprenda dos sucessos e dos erros;
  • Planeje caso algo dê errado;
  • Trabalhe antes de estar motivado ou inspirado;
  • Não faça muitas tarefas ao mesmo tempo;
  • Encha o tanque – recarregue;
  • Gerencie a sua energia (e não só o tempo);
  • Fique melhor em falar “não”.

Se foque nas coisas mais importantes

A teoria por trás das Tarefas Mais Importantes (TMI) é que qualquer tarefas de afazeres tem algumas tarefas que são mais importante que outras. Se for se focar somente em completar as tarefas, terminará com uma lista de coisas mais e menos importantes feitas.

Isto também te deixa mais vulnerável à procrastinação – é fácil ficar o dia inteiro fazendo coisas fáceis, ao invés de se focar nas mais difíceis primeiro.

Ao invés disso, gaste alguns minutos no começo do dia para escolher de 1 a 3 coisas das TMI – as coisas que, não importa o quê, você precisa terminar no final do dia.

Com um foco renovado no que é mais importante, é mais fácil de se criar uma lista de afazeres que seja mais significativo – e ter a certeza de que as coisas mais importantes sejam feitas.

Cultive o trabalho profundo

Todos temos lista de afazeres que podem nos tiram o sono. Estas são as tarefas em que você recorre a algo que possa te relaxar enquanto a faz – por que se acaso não tiver, fica mais difícil para se “recompor” enquanto a faz porquê não tem nada de interessante.

Você precisa devotar muito tempo para finalizá-las. Essas tarefas são chamadas de “trabalho profundo”.

Algumas recomendações para fazer o trabalho profundo são:

  • Agendar o Trabalho Profundo: Planeje o trabalho profundo na sua rotina num mesmo horário todos os dias, provavelmente pela manhã. Ter um horário regular para fazer o trabalho profundo ajuda que isso se torne um hábito;
  • Fique entediado: Parece ser contra-intuitivo falar para ficar entediado como um hábito de produtividade, mas estar confortável com o tédio é importante. Trabalho profundo nem sempre é divertido, e o tédio e a frustração é o que nos fazem buscar por distrações. Evitar usar as mídias sociais para entretenimento o máximo possível e ficar mais confortável fazendo nada;
  • Seja mais difícil para ser contatado: E-mail e outras distrações podem ser reduzidas pedindo para que as pessoas que entram em contato com você enviarem mensagens com antecedência. Peça que as pessoas pesquisem suas perguntas antes de enviá-las a você e dê o máximo de informações possíveis em seus e-mails. O mesmo vale para você – gaste um tempo para dar todas as informações ao invés de ter que dar várias explicações depois;
  • Conheça os seus hábitos de trabalho: Trabalha melhor isolado? Com pausas frequentes? Está trabalhando com uma agenda cheia? Não precisa rever a sua rotina inteira – é só separar um tempo para o trabalho profundo.

As pessoas mais produtivas dominam a habilidade do trabalho profundo.

Tenha uma lista de distrações para se manter focado

Com e-mails, mídias sociais e muitos afazeres é fácil de ficar distraído quando está se tentando ser produtivo.

Quer esteja tentando se focar no trabalho profundo ou simplesmente fazendo tarefas menores, distrações são a perdição da produtividade. É mais difícil para se manter hábitos de trabalho eficientes com as distrações ao redor.

Um método poderoso de se reduzir as distrações é criando uma “lista de distrações”.

Tenha uma lista – um documento no Word ou escrito no papel – perto do trabalho. Se algum pensamento querendo te distrair aparecer, escreva na lista e volte ao trabalho.

Esta técnica, que é um dos segredos da técnica pomodoro, é poderosa porque muitas vezes as suas distrações requerem atenção.

Conforme os pensamentos forem aparecendo durante o trabalho, anote-os. Quando tiver uma pausa no trabalho, você pode verificar os itens na sua lista.

Use a Matriz de Eisenhower para identificar prioridades de longo prazo

Uma das coisas mais perigosas da produtividade é o foco no curto prazo.

Em qualquer dia de trabalho, é fácil de ser “pego” em coisas que parecem ser importantes no momento.

A matriz de Eisenhower, usado por Dwight Eisenhower durante o seu tempo como general, foi popularizado pelo livro de Stephen Covey “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. Isso te ajuda a determinar rapidamente no que deve trabalhar e o que deve ser ignorado.

Para criar uma matriz de Eisenhower, faça um quadrado de 2×2. Em um eixo, escreva “importante” e “não é importante”. No outro, “urgente” e “não é urgente”.

Fonte: Blog da Soften Sistemas

Organizar os seus afazeres baseado na importância e urgência de cada tarefa podem lhe ajudar a identificar gargalos que não valem a pena.

Está gastando a maior parte do dia fazendo coisas que são urgentes, mas não são importantes? Procure maneiras de delegar, automatizar ou eliminar.

Está gastando o seu tempo em coisas que são importantes, mas não urgentes? Ignore-os.

Use a regra 80/20

Outra maneira de priorizar tarefas é através da regra 80/20.

Descoberto pelo economista italiano Vilfredo Pareto, a regra 80/20 (também conhecida como Princípio Pareto) fala que, em qualquer tarefa, 80% dos resultados virão de 20% dos esforços.

Para maximizar a eficiência, as pessoas altamente eficientes identificaram os 20% mais importante de seus trabalhos. Então, procuraram maneiras de cortar o restante dos 80% de sua rotina para encontrar mais tempo de fazer coisas que tenham um impacto maior.

Quebre tarefas em partes menores

Por quê você fica procrastinando?

Há uma variedade de razões para as pessoas procrastinarem, mas uma das mais importantes é porque a lista de afazeres parece ser muito assustadora.

Se tem itens na lista de afazeres que ocupam muito tempo e não são muito específicos, essas tarefas se tornam mais desafiadoras. Você olha para o item e pensa: “Eu não sei nem por onde começar”.

Pode começar quebrando essas tarefas grandes em pequenas. Defina pequenos objetivos para cada tarefa.

Tenha pausas

Ninguém, nem mesmo pessoas altamente produtivas, consegue ficar focado por oito horas seguidas. É simplesmente impossível. Não importando quantos hábitos de eficiência você tenha, não dá para manter o foco por tanto tempo.

Este é o motivo do porquê ter pausas é tão importante (e pesquisas mostram que isso torna as pessoas mais produtivas). Mesmo pausas de poucos minutos podem lhe ajudar a se revigorar e a ter novas ideias.

Seja proativo para tirar pausas. Quando for dar uma pausa, é importante torná-los estruturados e tomar de forma deliberada. É fácil justificar uma pausa com “é só uma pausa”. Mas se não tiver a pausa agendada, é possível que acabe se distraindo ainda mais.

Métodos como a técnica pomodoro podem ser úteis. A técnica pomodoro sugere blocos de 25 minutos de trabalho, com pausas de 5 minutos. Você trabalha intensamente por um período de tempo, seguido por uma pequena pausa intencional para descanso.

Tome menos decisões (sobre coisas que não são importantes)

Algumas decisões são importantes. A maioria não é. Se quer ser mais produtivo, considere terceirizar ou eliminar decisões cotidianas.

Elimine a comunicação não-eficiente (gaste menos tempo com e-mail)

E-mail geralmente é considerado algo a ser banido dos hábitos produtivos. Muitas pessoas gastam o seu dia de trabalho com suas caixas de e-mail visíveis, respondendo a qualquer notificação que chegue.

Como foi dito na seção sobre trabalho profundo, há muito valor em se reduzir estes tipos de distração. Uma maneira de se fazer isso é minimizando o tamanho da caixa de entrada e conferir em períodos regulares.

Outra maneira é se tornar mais eficiente através das mensagens de seus e-mails. Em outras palavras: enviar e-mails melhores.

Já tentou marcar uma reunião, então cinco e-mails foram trocados para se definir o local e horário?

Aprenda dos sucessos e dos erros

Um dos desafios das pessoas altamente produtivas é se certificar de que seu trabalho rápido também seja um bom trabalho.

Quando se está trabalhando rápido, está mais disponível a erros. Pessoas altamente produtivas enfrentam esse risco aprendendo e se aperfeiçoando em todos os momentos possíveis – para que o bom trabalho venha intuitivamente.

Aprender dos erros é valioso. Quando algo dá errado, analisar os erros e procurar maneiras de preveni-los é uma experiência de aprendizado valioso.

Tão importante, embora menos comum, é o aprendizados dos sucessos.

Quando se tem sucesso, pode ser tentador estourar o champagne e começar a celebrar. E não me entenda errado – é bom celebrar os seus sucessos.

Mas os sucessos merecem tanto escrutínio quanto os fracassos.

Pessoas altamente produtivas tiram o máximo de seus sucessos descobrindo como repeti-los. O que foi bem e por quê? O que deve ser retirado desta experiência e usada novamente? Há elementos de um projeto bem sucedido que não foram tão efetivos e podem ser eliminados?

Se fazendo essas perguntas pode lhe ajudar a ir de um sucesso à sucessos repetidos. Também ajuda a entender os seus sucessos de uma maneira mais intuitiva – economizando tempo para quando for trabalhar em um novo projeto.

Planeje caso algo dê errado

Acontece com todos. Você tem grandes planos para hoje – esse vai ser o seu dia mais produtivo – mas então pequenas chamas começam a aparecer e exigindo a sua ação.

Se o seu forno quebrar você precisa chamar a assistência técnica, uma reunião de último minuto aparece ou você esquece de separar uma hora para o almoço – algumas vezes as coisas dão errado.

Pessoas altamente produtivas conhecem o ditado do planejamento: “O fato que todos subestimam quando tempo levará para terminar as tarefas.”

Pesquisas mostram que muitas das razões para esta estimativa errada é devido ao fato de que nós esquecemos de levar em conta as tarefas ou responsabilidades que não estão no planejamento.

Trabalhe antes de estar motivado ou inspirado

Muitas pessoas que querem ter mais hábitos produtivos falam sobre a necessidade de se estar inspirado ou motivado. Pessoas altamente produtivas se focam em começar – estando motivadas ou não.

Tomar ação é o que leva à motivação, que leva à mais ação.

Não faça muitas tarefas ao mesmo tempo

Com muitas distrações ao nosso redor, é tentador cair na armadilha do multi tarefa.

Não faça isso.

Uma pesquisa sobre multi tarefas é bem claro: pessoas não conseguem fazer isso.

A razão é que “multi tarefa” tem o nome errado. Quando se tenta ser multi tarefa, você não está fazendo duas coisas ao mesmo tempo – está trocando o seu foco rapidamente entre duas coisas.

Cada vez que troca, tem que se focar novamente na nova tarefa. Porque leva algum tempo para “pegar no tranco” na nova tarefa, estes “custos de troca” tornam o multitarefa extremamente ineficiente.

Encha o tanque – recarregue

Táticas de produtividade, templates de e-mail e priorização são métodos valiosos para aperfeiçoar a sua produtividade.

Mas não irão te ajudar se não cuidar de si mesmo.

Pessoas altamente eficientes gastam tempo para se recomporem. Isso significa dormir o suficiente toda noite, se exercitar e se alimentar bem.

Gerencie a sua energia (e não só o tempo)

Gerenciamento do tempo é uma grande parte da produtividade. Muitos dos hábitos de produtividade nesta lista lhe auxiliará a gerenciar o seu tempo mais eficientemente.

Mas tão importante quanto – e geralmente negligenciado – é o gerenciamento de energia.

Se está exausto e mal consegue pensar, não importa quantas horas faltam. Não estará hábil para usá-los produtivamente.

Esta é a lógica para lidar com tarefas no início do dia: usar o seu horário de pico com eficiência, fazendo mais em menos tempo antes de se cansar.

Fique melhor em falar “não”

É tentador dizer sim.

Novos projetos e oportunidades aparecem o tempo todo. É fácil de se ficar animado pelas possibilidades – e ficar com muitos compromissos.

É difícil falar não. Isso significa conscientemente colocar as coisas de lado para que possa trabalhar nas suas prioridades mais importantes.

Conclusão: Como ser mais Produtivo

Pessoas altamente produtivas se parecem com mágicos ou robôs. Na maioria do tempo, as pessoas mais eficientes. Na maioria das vezes, as pessoas mais eficientes que você conhece conseguem encontrar maneiras de superar a procrastinação e outros desafios.

As dicas de produtividade tem 4 categorias principais. Que são:

  1. Gerenciar bem o seu tempo;
  2. Fazer melhores listas de afazeres;
  3. Se cuidar;
  4. Ser proativo.

E mais uma dica: saiba quando pedir por ajuda.

Pessoas inteligentes pedem por ajuda. Pessoas proativas admitem quando não conhecem algo. Quando for pedir por ajuda, ao invés de lutar consigo mesmo, economize tempo (e frustração). Tenha certeza de que conhece quem ou o quê são os seus recursos – e torne pedir por ajuda um hábito.

Fonte: Active Campaign

Autor: jean cavalcante

Formado em Ciência da Computação. Fluente em inglês. Sei ler textos escritos em francês e espanhol quase que totalmente transquilamente. Gosto de aprender de tudo um pouco e nesta onda tenho conhecimentos técnicos e práticos no mercado financeiro; gosto de ler ficção, aventura, ciência, filosofia.

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