Como escrever um bom plano de projeto em 10 passos

Todo projeto conta uma história sobre seus objetivos, equipe, tempo e entregas – e requer planejamento detalhado e gerenciamento para ter sucesso. Algumas histórias são curtas enquanto outras são um verdadeiro conto épico cheio de contrapontos e controvérsias. Não importa qual seja o tamanho do drama, tudo começa com um rascunho, ou como se chama no mundo do gerenciamento de projetos, um plano de projeto.

Todo projeto conta uma história sobre seus objetivos, equipe, tempo e entregas.

O que é o planejamento de projeto?

Planejamento de projeto é o processo de se estabelecer o escopo e definir os objetivos e passos necessários. É um dos passos mais importantes do processo de gerenciamento de projetos. O resultado do processo de planejamento de projeto é o plano de gerenciamento de projeto.

O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto, também conhecido como plano de gerenciamento de projeto, é um documento que contém o escopo e objetivos do projeto. Geralmente é representado como um gráfico de gantt para tornar mais fácil a comunicação com o pessoal da equipe.

Não precisa ser complicado aprender a desenvolver um plano de projeto. Continue a leitura para aprender quais são os passos do planejamento de projetos.

Como escrever um plano de projeto em 10 passos simples:

Passo 1: Entenda o escopo e valor do seu planejamento de projeto

Um plano de projeto define a sua abordagem e o processo que o seu time usará para gerenciar o projeto de acordo com o escopo. Comunica informações importantes à todos os envolvidos. Fato é que o planejamento é mais do que o estabelecimento de datas. Esta é a historia do seu projeto, e você não vai querer que isso seja somente lorota. Como qualquer história bem contada, há os componentes para torná-lo realmente bom. De fato, qualquer plano sólido deve responder à essas perguntas:

  1. Quais são as maiores entregas?
  2. Como chegar à esses resultados e cumprir esses prazos?
  3. Quem está na equipe, e qual papel desempenha no projeto?
  4. Quando a equipe deverá entregar os objetivos?

Se o seu plano responde à essas perguntas e instrui a equipe e os clientes sobre as logísticas, estará criando um plano viável e estratégico para o seu projeto. Parece que escreveu uma peça de ficção? Use estas perguntas para verificar o seu plano depois de criado, e continue revendo. Há poucos passos a serem tomados para garantir que seu plano dê certo.

Na essência, um plano de projeto define sua abordagem e o processo que sua equipe utilizará para gerenciar o escopo do projeto.

Passo 2: Faça um pesquisa extensiva

Antes de começar a criar o plano de projeto, tenha certeza de que saiba todos os fatos. Cheque os documentos relevantes ao projeto. Entenda os detalhes e faça as perguntas antes de se comprometer com qualquer coisa. Um bom gerente de projeto é bem informado e metódico na maneira de escrever o projeto. No mínimo, deverá compreender por completo:

  1. Os objetivos do projeto;
  2. As necessidades e expectativas dos seus clientes;
  3. Qual é a composição da equipe do seu cliente e qual é o seu processo de tomada de decisão (por exemplo: como avaliam e aprovam o trabalho da equipe), o que pode responder:
    • Quem é o patrocinador do projeto, e como ele/ela está disponível?
    • Quem é o gerente de projeto, e ele/ela estará em contato constante contigo?
    • Quais são as partes interessadas adicionais das quais sua equipe deve estar ciente?

Separe um tempo com seu cliente para fazer algumas perguntas difíceis sobre processos, políticas organizacionais e riscos.

Passo 3: Faça perguntas difíceis

Além de todas as perguntas sobre a equipe do seu cliente e suas expectativas, separe algum tempo com seu cliente para fazer perguntas difíceis sobre processos, políticas organizacionais e riscos antes de criar o projeto. Fazer isso irá cobri-lo para ter a experiência para lidar com quaisquer tipos de dificuldades ou situações. E de que pode ter sucesso no projeto desde o começo.

Perguntas que podem impactar o plano de projeto:

  1. O time discutir como vai obter devolutivas?
  2. Quem é o dono do projeto?
  3. Há alguém na equipe que precisa ser considerado, mas não está na lista? (Um presidente, reitor ou esposa do chefe?);
  4. Qual é a data de entrega do projeto? Quais são os fatos ou eventos para aquela data? (uma reunião, uma campanha publicitária, um evento?)
  5. Há datas de quando estará fechado ou indisponível?
  6. Haverá reuniões ou pontos no projeto em que vai querer apresentar o projeto para um grupo maior?
  7. A equipe já lidou com algum projeto deste tipo antes?
  8. Como foi?
  9. Há qualquer coisa que não deixe o projeto ser bem-sucedido?
  10. Há um modo de comunicação ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos preferido?
  11. Há pontos no processo que alguém na equipe possa não compreender e que possa ser explicado?

Passo 4: Faça o rascunho

Depois de ter todas as perguntas respondidas, reserve um tempo para refletir sobre as respostas à luz dos objetivos do projeto e como sua equipe pode abordar um projeto semelhante. Se não sabe por onde começar, dê uma olhada nas perguntas no começo deste capítulo para saber o quem, o quê, quando e como do projeto. Pense nas tarefas que estão delineadas no escopo do trabalho e tente vir com uma abordagem de planejamento de projeto e gerência criando um esboço mais refinado.

Se certifique que o esboço inclua:

  1. As entregas e as tarefas para criá-las;
  2. O processo de aprovação do seu cliente;
  3. Prazos associados às tarefas/entregas;
  4. Ideias de recursos necessários para as tarefas/entregas;
  5. A lista das premissas que está fazendo no plano;

Nota: Sempre haverá diversas maneiras de se fazer o trabalho para o qual está planejando, e é fácil de se estar focado em como o produto final deverá ser. Não queira chegar tão rápido lá. Ao invés disso, se foque em como chegar lá. Ficar “amarrado” na execução só irá deixá-lo mais confuso e provavelmente não te deixará impressionado pelo produto final porquê não foi como imaginou. Se lembre, está lá para planejar e guiar o projeto, e não para criá-lo.

Um esboço do projeto irá ajudá-lo a organizar os seus pensamentos, formular o que pode funcionar para o projeto e transformar tudo em uma discussão. Separe algum tempo para criar o esboço do projeto – não é necessário ter todos os detalhes ainda. Fazendo isso estabelece os planos de projeto sólidos e sustentáveis.

Passo 5: Fale com a sua equipe

Se leu nos capítulos 1 e 2, sabe que os gerentes de projeto precisam estar em comunicação constante com suas equipes. Começar o projeto deve começar com a comunicação clara dos objetivos do projeto e do esforço necessário para alcançá-los. Isso vem com o entendimento do fato de que um gerente de projeto não pode ser o único que escreve o plano. Pode tentar – mas se quiser que toda a equipe se envolva – não fará isso. A razão para não querer fazer isso é porque não quer que você e toda a equipe em uma situação estranha, por não entrar em um consenso antes de apresentar ao cliente.

Um projeto deve começar com a comunicação clara dos objetivos e dos esforços necessários para completá-los.

A execução de ideias pela equipe e o diálogo aberto sobre a abordagem podem ajudá-lo não somente na construção de um plano de projeto, mas também é de grande ajuda para que todos pensem no projeto nos mesmos termos. Esse tipo de adesão e comunicação gera confiança na equipe e deixa as pessoas mais empolgadas em trabalhar juntas para se alcançar uma meta.

Passo 6: Escreva o projeto todo

Quando você tiver todas as informações necessárias e conversado com todas as partes, deverá se sentir mais do que confortável para elaborar um plano de projeto sólido, usando qualquer ferramenta que funcione para você. Qualquer boa ferramenta de planejamento de projeto on-line o ajudará a formalizar seus pensamentos e apresentá-los de maneira consistente e legível.

Torne legível

Para tornar seu plano de projeto legível, use algumas ferramentas de formatação para garantir que as tarefas, durações, marcos e datas estejam claros. Tente fazer um plano de projeto simples – quanto mais direto e fácil de ler, melhor. Independentemente da ferramenta usada, você deve incluir os seguintes recursos:

  1. Inclua todas as informações pertinentes ao projeto:
    • Nome do Cliente, nome do projeto;
    • Versão, data de entrega;
  2. Quebre os objetivos e entregas em seções, criando cabeçalhos e indentando tarefas subsequentes (Ler uma longa lista de tarefas é realmente monótono e pode fazer com que se perca)
  3. Identifique qual time é responsável por qual tarefa (por exemplo: Cliente: Dar comentários)
  4. Se certifique de mostrar a duração da tarefa claramente. Cada tarefa deve ter uma data de início e fim.
  5. Adicione notas às tarefas que parecem confusas ou precisam de explicação. Nunca faz mal adicionar detalhes!
  6. Verifique os requisitos do projeto. É importante quando estiver planejando o risco de possíveis atrasos.
  7. Use a fonte própria da empresa se quer demonstrar um diferencial.

Além de tudo isso, deve ser o mais flexível possível na maneira como o seu plano de projeto é apresentado. Não há nada que seja definitivo quando se trata da maneira como você e a sua equipe entendem o que está sendo apresentado. Se lembre, as pessoas se absorvem informação de maneira diferente; enquanto uns preferem ver uma lista, outros preferem ver um calendário ou mesmo um gráfico de gantt. Pode fazer todas essas variações funcionarem, se fizer os passos para fazer um plano sólido.

Deve ser o mais flexível possível na maneira como o seu plano é apresentado.

Passo 7: Execute o seu plano no TeamGantt

TeamGantt é uma ferramenta de planejamento de projetos online, que te dá a possibilidade de construir um projeto rapidamente e facilmente, usando a maioria das dicas listadas acima, e é ainda mais fácil de se ajustar usando a opção de arrastar e largar. Criar um gráfico de gantt baseado nos passos que você definiu para o seu time é fácil e divertido. Além do mais, uma vez que tenha criado o seu projeto, poderá ficar tranquilo sabendo que pensou na frente e tem um plano para te guiar no caminho.

Passo 8: Publique o seu projeto

Está quase tudo terminado! Fez a sua pesquisa, descreveu sua abordagem, discutiu com a sua equipe e construiu o seu plano de projeto. Se faça um favor e peça para alguém de sua equipe avaliá-lo antes de apresentá-lo aos clientes. Não há nada mais constrangedor do que ser um gerente de projetos e entregá-lo com erro – como uma data incorreta. Levará 10 minutos para outra pessoa, e terá paz de espírito.

Passo 9: Compartilhe o seu plano com a equipe e tenha certeza de que tenham compreendido

Depois que colocou todo o esforço para criar esse documento importante, vai querer se certificar de que realmente foi revisado. Quando estiver entregando o seu plano de projeto, se certifique de que entregou um sumário. Uma breve mensagem que cubra toda a metodologia, recursos, premissas, prazos e o que isso significa para todos os envolvidos.

Não tenha pressa: explique tudo o que foi pensado no planejamento do projeto e esteja aberto a discussões. Pode ser bom se sentar junto com o cliente e rever o plano linha por linha. Isto certifica que o seu cliente entende do processo e o que cada passo desse plano significa. Certamente, terá de explicar mais algumas vezes, mas pelo menos está se esforçando para fazer um projeto bem estabelecido e ensina aos clientes como a sua equipe funciona. E novamente, isso mostra que você se importa.

Passo 10: Se prepare para continuar planejando

Alguns projetos são calmos e fáceis de serem gerenciados, e outros são um pesadelo completo que o faz acordar às 3 da manhã todo dia (acontece). Independente disso, o plano muda. Com uma boa equipe e um escopo de trabalho claro, estará no caminho certo para fazer um plano que seja gerenciável e bem pensado. Ter um plano de projeto sólido é a sua melhor defesa contra o caos.

Caso seja um gerente de projetos descontraído que pode adaptar a sua abordagem e plano vá no fluxo enquanto ocorram os riscos, ficará feliz. Caso contrário, as mudanças diárias ofuscarão a sua visão e se focará em coisas que não ajudarão a sua equipe, seu cliente ou o projeto. E se lembre: gerenciadores de projetos também podem ser divertidos! Então pegue o escopo do projeto, faça pesquisas e comece a escrever a sua obra-prima.

Fonte: TeamGantt

Para ler mais:

Processando…
Sucesso! Você está na lista.

Autor: jean cavalcante

Formado em Ciência da Computação. Fluente em inglês. Sei ler textos escritos em francês e espanhol quase que totalmente transquilamente. Gosto de aprender de tudo um pouco e nesta onda tenho conhecimentos técnicos e práticos no mercado financeiro; gosto de ler ficção, aventura, ciência, filosofia.

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s

Este site utiliza o Akismet para reduzir spam. Saiba como seus dados em comentários são processados.